Aktuelles von rent a brain:
April 2008
Nicht aus dem Zauberkasten des Marketings und nicht unter dem Schwert des Damokles erzwungen, sondern einfach aus der Praxis gelernt: Wieso einige Unternehmen E-Mail-Archivierung einführen und was ihre Entscheidung beschleunigte?
"Was haben wir davon, wenn wir eine Lösung zur Archivierung von E-Mails einführen?"
Diese Frage stellt sich jeder von Ihnen. Es ist nun an der Zeit, unsere Praxiserfahrungen mit den wichtigsten Antworten, für Sie zusammen zu stellen. Es waren nur zwei Unsicherheiten, mit denen unsere Kunden konfrontiert wurden. Die eine Unsicherheit steckte in der Priorisierung der Anforderungen, die den Einsatz einer Lösung zur E-Mail-Archivierung begründen sollte. Es ist immer wieder zu beobachten, dass man der Auffassung ist, es bestünde keine Notwendigkeit zur Archivierung solange kein schwerwiegendes Urteil gefallen ist. Die Frage ist, ist das wirklich so? Die Wichtigkeit, eine groupware- und systemunabhängige Lösung auszuwählen, ist leider auch nicht immer offensichtlich. Für die Administratoren und für die Geschäftsführung scheint dabei in Vergessenheit geraten zu sein, dass man erst vor ein bis zwei Jahren "wieder" eine neue Groupware eingeführt hat. Das E-Mail-Archiv muss aber zehn, dreißig oder noch mehr Jahre lang alle Änderungen im Unternehmen überdauern. Die zweite anzutreffende Unsicherheit ist sozusagen hausgemacht und zwar über die Anbieter von Lösungen in diesem Umfeld. Das Marketing dieser Lösungen hat sich einige Begriffe einverleibt, verdreht und mit dem eigenen Angebot zu Recht geformt. Es ist nicht alles compliant und revisionssicher was danach aussehen möchte.
Welche sind die drei Säulen der E-Mail-Archivierung? Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Das Projekt sollte Ihnen die richtigen finanziellen Vorteile bringen - sie wollen Geld sparen. Gerade an dieser Stelle können die Unterschiede zwischen den Lösungen immens sein. Die Komprimierung der Daten sollte von einer echten "single instance" begleitet sein. Nur ist es nicht immer transparent, ob es sich wirklich um die gleiche E-Mail handelt, ob wirklich nur eine Version einer Anlage als "single instance" gemeint ist, und welcher Aufwand an Ressourcen notwendig ist, um dieses Ziel zu erreichen. Es sei an dieser Stelle anzumerken, dass man auch ohne eine aufwendige und unsichere Doublettenprüfung ein verlässliches Ergebnis erhalten kann. Die Kosten für die Einführung, Implementierung und Administration, seien sie noch so niedrig, sollten zusammen mit den gesamten Hardwarekosten (einschließlich des Archivs) in die Projektkosten aufgenommen werden. Vergleichen Sie diese Kosten, um die richtige Entscheidung treffen zu können, …denn bezahlt wird von Ihnen das Ergebnis unter dem Strich!
Ob es "heute" für Sie wichtig sein sollte oder nicht, achten Sie bitte darauf, nur dokumentenechte E-Mails zu archivieren. Sie wollen schließlich Dokumente archivieren. Wer möchte schon Investitionen zur Einführung eines Systems tätigen, das lediglich die Erinnerungen seiner Mitarbeiter archiviert. Sind es wirklich revisionssichere Prozesse (frei von Medienbrüchen / Schnittstellen), die die E-Mail ins Archiv befördern, oder vermittelt Ihnen eine Lösung die den Begriff Revisionssicherheit verwendet, nur die Unveränderbarkeit der Daten im Archiv? Ist die E-Mail als Dokument im Archiv, oder nur unveränderbar im Archiv? Revisionssicher ist meistens nur das von der Lösung genutzte Archivsystem und nicht die Lösung selbst. Achten Sie an dieser Stelle auch auf die Nutzung des Begriffes "Compliance". Es ist nicht compliant, wenn Sie nicht wissen, wieso eine E-Mail nicht im Archiv ist oder Sie nicht nachvollziehen können, wer wann und warum eine E-Mail gelöscht hat. Es ist nicht compliant, wenn Sie die Zugriffe und deren Ziel auf dem Archiv nicht nachweisen können. Es gibt weitere Beispiele zu diesen Interpretationen. Der richtige Umgang mit den Funktionen "revisionssicher" und "compliant" führt kostenlos zur Sicherung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Und darauf sollten Sie nicht verzichten! iMARC ist ein positives Beispiel dafür.
Und nun zu einer der wichtigsten Säulen der E-Mail-Archivierung: …dem Endbenutzer.
Unterschätzen Sie nicht seinen Nutzen aus der E-Mail-Archivierung und seine Träume im Umgang mit seinen Daten und überschätzen Sie nicht seine Unbeweglichkeit, wenn es um belanglose Arbeiten geht. Diese Gratwanderung können Sie meistern. Ihr Endbenutzer möchte nicht mehr Postfächer aufräumen, einige von ihnen wollen es nicht einmal einräumen. Ihr Endbenutzer möchte eine E-Mail finden und nicht suchen. Er möchte es zeitnah tun und ohne Fremdhilfe. Ihr Endbenutzer möchte nicht immer wieder den Administrator belästigen. Für den Endbenutzer ist sein Postfach seine Ablage. Er möchte schnell eine E-Mail oder eine versandte Anlage finden. Er möchte seine Aufgaben im Unternehmen erledigen und obwohl er Veränderungen hasst, begrüßt er alles was ihn näher an sein Ziel, seine Aufgaben effizient durchzuführen, bringt. Dazu gehören automatisierte Ordner sowie Mobilität und Flexibilität im Umgang mit E-Mails. Unterschätzen Sie dabei nicht den Nutzen, der sich für Ihr Unternehmen daraus ergibt: der Mitarbeiter ist motivierter, er beschäftigt sich nicht mit Nebensächlichkeiten und Sie finden im Unternehmen auch nach seinem Ausscheiden die Dokumente im Kundenordner des E-Mail-Archivs wieder.
Wir hoffen, dass wir auch Ihnen einige wichtige Anregungen geben konnten.
Die richtige E-Mail-Archivierung zahlt sich immer aus! Sie sollten mit uns darüber sprechen.
März 2008
Aktuelles von iMARC und das 4 x 4 des E-Mail-ArchivManagements
"Überall, jederzeit, unabhängig und sicher" ist nun in der Version 4 von iMARC durch "intuitiv und bedienerfreundlich" erweitert worden.
Versionsnummer und Entwicklung tanzen gerne zusammen und kommen auch schon mal gerne aus dem Schritt. Der neue 4 x 4 Takt bedeutet noch mehr Nutzen.
1) Ein neuer WEB 2.0 Client wird Benutzern und Unternehmen zusätzlichen Mehrwert bieten:
a) Intuitiv
b) Bedienerfreundlich
c) kurze Einführungsphasen - keine Schulung notwendig
d) Geräte- und Browserunabhängig, ohne zusätzliche Vorrausetzungen
2) Mit der neuen Version wird der Benutzer noch mehr verwöhnt. Jetzt stehen ihm zusätzlich zum Webclient 4 weitere Clients zur Verfügung:
a) ein Addin für seinen Groupware-Client
b) iMAP auf dem iMARC Archiv - die Datenmenge auf dem Groupware-Server reduziert sich dadurch gegen NULL
c) AnlagenExplorer – alle E-Mail Anlagen auf einen Blick
d) mobiler Client – mit "Handy" und mit Blackberry
3) iMARC archiviert nach wie vor die E-Mails aller Groupware-Servern und für die 4 meistgenutzten Groupware-Clients stehen auch die Addins bereit:
a) Outlook
b) Tobit
c) Lotus Notes
d) Groupwise
4) Und nun können Sie die Micro- und Macromodule von iMARC über 4 Verfahren lizenzieren:
a) Lizenz - Sie erwerben eine unbegrenzte Nutzungslizenz
b) Miete - Sie zahlen pro Jahr/Benutzer eine Nutzungsgebühr
c) Appliance - Lizenz inklusive Hardware
d) SaaS - einer unserer Provider-Partner ermöglich Ihnen die Nutzung als Service
... und wie gehabt, ausser dem üblichen Festplattensystemen ist KEIN zusätzliches Archivsystem notwendig!
Neben diese Funktionen stehen Ihnen der registrierte E-Mail-Versand über RPost und der Einführung der qualifizierten digitalen Signatur in Ihrem Unternehmen mit iMARC zur Verfügung.
Testen Sie ebenfalls über den neuen WEB 2.0 Client die Archivierung weiterer digitaler Dokumente mit iDMS.
Januar 2008
Aktuelles von iMARC und wie kann man ein Archiv zum E-Mail-Filatelisten machen
Welche E-Mail hat Ihrer Meinung nach mehr Wert: die „QWERTYUIOP"-Nachricht von Ray Tomlinson oder die "Mein Glückwunsch zur Hessenwahl"-Mail von Angela Merkel? Eine Frage, die Sie auf Anhieb schnell beantworten können, oder? Die rent a brain GmbH definiert den Wert einer E-Mail nicht nach deren Inhalt, sondern auf ihre eigene, sachbezogene Weise.
Die rent a brain-Experten beurteilen den Wert einer E-Mail nach drei Gesichtspunkten: Sind einige sehr wichtige Daten im sogenannten Header der E-Mail wie "Received", "SMTP ID" und weitere Informationen enthalten? Sind alle Daten der E-Mail vollständig? Und sind die Daten der E-Mail echt? Ungeachtet dieser Kriterien gibt es natürlich immer zwei Arten von E-Mails - die versandte und die erhaltene E-Mail.
Grundsätzlich ist nur auf der Basis der Header-Informationen nachweisbar, dass eine E-Mail echt ist. Jeder TIFF, PDF oder anderer E-Mail-Ausdruck entfernt wichtige Daten aus dem Original. Es ist so, als ob Sie bei einer Briefmarke die berühmten Zacken beschädigen oder eine noch so kleine Ecke abreißen. Denn auch in diesem Fall muss man sich nach den Grund des Fehlens dieser Teile fragen: War die Marke möglicherweise unglücklich gestempelt? Um die Echtheitsprüfung bestanden zu haben, muss die Briefmarke anschließend noch den Materialtest bestehen.
Schreibt Ihnen jemand eine E-Mail ins iMARC-Archiv, so haben Sie exakt das Original. Versandte und empfangene E-Mail sind eins GARANTIERT. Darauf kommt es bei der E-Mail-Kommunikation an!
Ein unabhängiges Trustcenter wie RPost kann der E-Mail eine zusätzliche unabhängige "Briefmarke" vergeben, weitere digital eindeutige Merkmale begleiten dabei die E-Mail und unabhängige Mechanismen weisen Ihnen die Ablieferung der E-Mail nach. Diese von jedem Medienbruch freien Abläufe, kann so nicht einmal der Briefverkehr umsetzen. Der Mensch, die Briefkästen, die Bahn oder das Flugzeug sind immer dazwischen. Eine zusätzliche qualifizierte digitale Signatur sichert die Echtheit des Absenders und die Originalität des Inhaltes. Auch diese Funktionen sind über iMARC verfügbar.
Mittlerweilen kann man diese Frage mit einem Ja beantworten, - sie kann. Unsere Eingangsfrage dagegen, ob die erste geschriebene E-Mail im Jahre 1971 wertvoller ist als die Glückwünsche von Frau Merkel an Herrn Koch zum Gewinn der Wahl in Hessen, müssen Sie sich selber beantworten.
Mit iMARC bekommt Ihr E-Mail-Verkehr einen Wert.
Dez 2007
Aktuelles von iMARC und was unterscheidet Mittelstandslösungen von dem "Rest"
Darf ein Mittelständer nicht mit der gleichen IT-Lösung arbeiten wie ein "Global Player"? Kompetenz, Selbstbewusstsein und Zukunftsorientierung sind einige der wichtigsten Merkmale eines mittelständischen Unternehmens. Gleichbleibende Qualität, eine seriöse Strategie und modulare, skalierbare Lösungen sind die Eigenschaften der IT-Lösungen für die sie sich entscheiden. Wenn es um die Absicherung des Unternehmens und die Sicherheit der Daten geht, wird sich der Mittelstand nicht auf Kompromisse einlassen. "Geiz ist geil" ist an dieser Stelle nicht angesagt.
Was ist ein mittelständisches Unternehmen? Bis wie viel Mitarbeiter bin ich Mittelstand? Wer ist Mittelständer in Zeiten der Globalisierung? Ist Ihre Geschäftsstelle im Ausland nicht ein mittelständisches Unternehmen? Steht diese Geschäftsstelle nicht vor den gleichen Anforderungen im steuerlichen und IT-technischen Datensicherheitsbereich wie die Muttergesellschaft? Muss eine AG nicht auch globale finanztechnische und steuerliche Aspekte sichern?
Die Antworten auf diese und weitere ähnliche Fragen, liefern die Strategie für eine mittelstandstaugliche Lösung. Es reicht nicht, nur hier zu schreien und immer wieder die Vertriebsstrategie in Richtung Mittelstand auszurichten. Eine neue Produktbeschreibung hilft ebenso wenig, wie das berühmte Einstiegspaket.
Was haben wir besser gemacht für Sie?
Die Sicherheitsanforderungen unseres Systems für das E-Mail-ArchivManagement sind tief im Basismodul verankert. Genauso wird die Unabhängigkeit in der Auswahl der Hardware, des Betriebssystem, der Groupware und der Lizenzierungsart Ihre Entscheidung vereinfachen.
Die leichte, zentrale Administration unserer Lösung soll die knappen IT-Ressourcen optimieren. Die unterschiedlichen alternativen Benutzerclients sollen die Aufgaben des Benutzers erleichtern und seine Produktivität steigern. Niemand möchte genervt "stundenlang" eine E-Mail suchen, selbst wenn die Suche sich kürzer gestaltet kommt es einem wie eine Ewigkeit vor. Sie entscheiden nun welchen Client bzw. welche Zugriffart auf die Archivdaten Sie nutzen und wann Sie was einsetzen. Was gibt es besseres als einen zufriedener Benutzer? Alle Benutzer!
Auch an die steuerlichen Anforderungen haben wir gedacht. Einen "GDPdU-Client" oder einen für Ihren Wirtschaftsberater, oder vielleicht sogar einen für einen internationalen 'Investigator', den können Sie bei Bedarf nachlizenzieren, ebenso wie unseren E-Mail-Monitor oder eine Anbindungen an unterschiedliche Nachbarsysteme. Viele Funktionen können bei Bedarf ohne Zusatzinstallation einfach freigeschaltet werden.
Unter E-Mail-ArchivManagement verstehen wir die Sicherung aller Aufgaben in Umgang mit E-Mails. Über die sichere und verbindliche E-Mail-Kommunikation mittels RPost, sowie über das dokumentenechte E-Mail-Archiv bis zur sicheren Nachbearbeitung der E-Mails sind alle Bereiche von revisionssicheren Prozessen begleitet.
Aber viel wichtiger für Sie ist die Tatsache, dass Sie über das wann und wie der Nutzung dieser Module entscheiden.
Weitere Anwendungsmodule runden bei Bedarf das Management Ihrer digitalen Unternehmensdaten ab. Eingebettet in eine Kollaboration-Plattform können Sie jederzeit unser iDMS, unseren Groupware-Server, unser CRM oder unser Help-Desk einschalten lassen. Aber dazu ein anderes Mal mehr.
Lassen Sie mich nun etwas zum Lizenzverfahren sagen, denn hier wird es ganz spannend.
Sie können es für etwa 5,00 bis 6,00 Euro im Monat pro Mitarbeiter nutzen. Dabei entscheiden Sie selbst ob die Installation in Ihrem Haus oder beim Provider stattfinden soll. Sie entscheiden darüber ob Sie alle diese Routinearbeiten wie Backup, Antivirus und -SPAM, PGP-Gateway oder Hochverfügbarkeit Ihrem Provider überlassen. Selbstverständlich können Sie unsere Lösungen auch Lizenztechnisch erwerben. Sie sagen uns ob es eine Appliance sein soll, oder ob Sie eigene Hardware zur Verfügung stellen.
Ob Sie eine wichtige oder viele E-Mail-Adressen haben, sprechen Sie mit uns oder mit unseren Partnern in Deutschland oder weltweit über die IT-Lösung für den Mittelstand!
Die Anlage von Herr Wilfried Reiners, MBA und Rechtsanwalt, sollten jedem die rechtlichen Anforderungen in Erinnerung rufen. Sie können Herrn Reiners zwecks individueller Beratung auch direkt kontaktieren.
Nov 2007
Aktuelles über iMARC und den Weg aus der Postfachkrise, oder trennen Sie sich sofort von 95% unnötigem Ballast.
Überfüllte Postfächer, oft bis zur Beschädigung des Posteinganges oder der Meldung, dass keine Nachrichten mehr in dieses Postfach aufgenommen werden können. Wir Alle sind davon nicht verschont geblieben.
Nun haben wir genau dafür eine Lösung für Sie. Nutzen Sie diese einmalige Chance.
Entlasten Sie, ohne weitere Einbuss en, Ihr Postfach und das Ihrer Mitarbeiter. Als erfolgreicher E-Mail-ArchiveManagement Anbieter machten wir die Erfahrung, dass 60 - 70% des Anhangsvolumens über die interne Kommunikation generiert wird. Diese Anlagen werden in über 70% der Fälle nicht sofort benötigt und sind dennoch ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation. Im normalen Ablauf kopiert der Benutzer die Anlage in ein Verzeichnis seines Arbeitsplatzes, dabei wird die Anlage nicht immer von der E-Mail getrennt.
Irgendwann werden das Postfach und das Verzeichnis des Benutzers gesichert und Sie haben bereits jetzt eine Vorstellung wie oft diese Anlage im Unternehmen in Archiven und auf Speichermedien Platz verschwendet. Der Mittelwert dafür liegt bei über 20 Kopien. 20 Kopien x 5 MB = 100 MB für eine Datei. Wir wollen auch nicht verschweigen, dass das Wiederfinden sich oft abenteuerlich und zeitaufwendig gestaltet, …ohne entsprechende Zusicherung auf Erfolg.
Was halten Sie dagegen von folgendem Ablauf?
Sie speichern/laden die Anlage über Ihren Windows-Explorer in ein zentrales Verzeichnis, dabei wird diese Anlage automatisch versioniert. Alle Kollegen die einen Zugriff auf dieses Verzeichnis haben, erhalten eine E-Mail mit der entsprechenden Benachrichtigung. Die entsprechende Benachrichtigung wird per E-Mail und/oder SMS übermittelt und damit ist eine umgehende Information gewährleistet. Ebenso wichtig ist die Tatsache, dass Berechtigte auf die betreffende Anlage einen Zugang über den Windows-Explorer, einen Webbrowser oder per Mobiltelefon haben. Dieser "Schmankerl" haben wir für Sie bereit gestellt.
Die betreffende Anlage kann jetzt im Handumdrehen wiedergefunden werden und Sie haben nur 5 MB auf dem Datenträger.
Starten Sie jetzt und profitieren Sie sofort von diesem Dienst. Wenn Sie noch dieses Jahr mit der dokumentenechten und revisionssicheren Archivierung von E-Mails starten, können Sie den oben beschriebenen Dienst 1/2 Jahr kostenlos nutzen. Getreu unserem Motto "für jeden das Passende", können auch Sie diesen Dienst kaufen, als Appliance bewerben, oder bei einem unserer ASP-Partner als SaaS nutzen. Unsere Partner und wir stehen Ihnen dafür bis zum 31.12.2007 mit Rat und Tat zur Seite.
Ob Sie nur eine wichtige oder viele E-Mail-Adressen haben, sprechen Sie mit uns oder mit unseren Partnern in Deutschland und weltweit über die IT-Lösung für den Mittelstand!
Okt 2007
Aktuelles von iMARC und was unterscheided es von herkömmlichen E-Mail-Archiv-Systemen
Ist es auf Ihrem Schreibtisch auch so unaufgeräumt, wie in manchen E-Mail-Archiven? So, dass Sie nichts wiederfinden...
E-Mails und andere digitale Dokumente lassen sich sicher und günstig ablegen. Der Unterschied verschiedener Archiv-Systeme liegt vor allen Dingen in der schnellen und einfachen Suche nach den abgelegten Dokumenten.
Eine E-Mail mehr oder weniger im Archiv wird Ihren Kostenrahmen nicht sprengen. Dagegen lässt die einfache Möglichkeit des jeweiligen Benutzers, eine E-Mail schnell zu finden, die Produktivität Ihres Unternehmens sogar beträchtlich steigern. Wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit der E-Mail-Suche verbringt, wird in vielen Unternehmen nicht in Betracht gezogen. Dabei werden auch noch oft genug Kollegen der Fachabteilungen und der IT-Abteilung in die Suche mit einbezogen.
Hier lässt einem bereits eine kleine Beispielrechnung den Schweiß auf die Stirn treten. Die produktiven Ausfallkosten für 5 Minuten E-Mail-Suche täglich in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern betragen pro Jahr über Euro 25.000.
Und das bei nur 5 Minuten Suche!
Wie lange suchen Sie täglich nach Unterlagen in E-Mails?
Eigentlich, stehen die Kosten hierfür doch in keiner Relation zu den vergleichsweise niedrigen Investitionen in eine richtige Lösung für Ihr Unternehmen.
Beziehen Sie die Mitarbeiter Ihres Hauses, an der richtigen Stelle, in den Prozess des Archivsystems mit ein? Befreien Sie sie von unnötigen und unsicheren Auswahlprozessen, denn die Compliance Ihres Hauses wird davon nur negativ beeinträchtigt. Zudem wird ansonsten die steigende E-Mail-Kommunikation jedem Mitarbeiter noch mehr "unproduktive" Arbeit aufbürden.
Stattdessen sollte Ihr Mitarbeiter die Vorteile aus der Arbeit mit dem Archiv selbst erkennen und es dadurch auch täglich nutzen:
- Er sollte von unnötigen Maßnahmen zur Entschlackung seines Postfaches befreit werden.
- Er sollte aus seiner gewohnten Umgebung, dem E-Mail-Client, alles im Archiv finden und zwar nicht durch Stöbern in seinen Verzeichnissen, sondern durch eine konkrete und schnelle Volltextsuche.
- Er sollte auch die Anlagen seiner E-Mails durchsuchen können.
Ist Ihnen eigentlich bewusst, dass die meisten Anwender nicht nach dem Inhalt einer bestimmten E-Mails, sondern nach deren Anlagen suchen?
Und meistens fängt damit die endlose Suche an, in die oft auch noch andere Mitarbeiter mit eingebunden werden (hast Du mir schnell..., kannst Du mir kurz...).
Wie wäre es, wenn es für jeden Mitarbeiter im Explorer ein Verzeichnis gäbe, in dem "automatisch" alle Anlagen abgelegt sind (selbstverständlich nur virtuell)?
Wie wäre es, wenn diese Anlagen auch noch nach Kunden, Projekten oder Domainnamen vorsortiert wären?
Und wie wäre es, wenn man direkt von dieser Anlage auch noch auf die dazu passende E-Mail kommen könnte?
Kundenorientierte Arbeitsweise, den Fokus im Auge behalten und Professionalität ausstrahlen wird Ihren Mitarbeiter und das Unternehmen zum Erfolg führen. Ja, Sie haben es erkannt, das E-Mail-Archiv wird zum Instrument Ihres Kundeninformationssystems. Was kann Ihnen dabei besseres passieren?
Rufen Sie uns jederzeit an, wenn Sie sich ein Bild dieser modernen Technologie aus Deutschland machen wollen.